Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Labuhanbatu Utara Melaksanakan Kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Labuhanbatu Utara pada Hari Senin- Jum'at Pada Tanggal 20-24 Nopember 2023. Adapun OPD yang dilakukakan pengawasan kearsipan internal untuk Tahun 2023 ini adalah 10 (sepuluh) OPD yaitu Sekretariat Daerah Kabupaten, Sekretariat DPRD, Dinas Komunikasi dan Informatika, Dinas Pertanian, Dinas Perpustakaan dan Arsip, Dinas Pemuda, Olahraga dan Pariwisata, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik, Badan Penelitian dan Pengembangan, Badan Penanggulangan Bencana Daerah, dan Dinas Perhubungan.
Kegiatan diawali dengan acara penguatan kegiatan pengawasan kearsipan bersama Pimpinan Daerah Bupati Labuhanbatu Utara yang diwakilkan oleh Bapak Sekretaris Daerah H. Muhammad Suib, S.Pd.,MM yang juga merupakan Pengarah Pengawasan Kearsipan Internal, dengan Tim Pengawas Kearsipan Internal dan Tim Pendamping Pengawasan yang berasal dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yaitu Ibu Zulaikha Lubis dan Ibu Junita Simanjuntak.
Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik. Untuk mewujudkan budaya tertib arsip secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Tujuan Pengawasan Kearsipan Internal ini bukan untuk menghukum, tapi bagaimana Perangkat Daerah sebagai pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik. Empat pilar pengelolaan arsip dinamis yang harus dilakukan Perangkat Daerah yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD).
Penyelenggaran Kearsipan OPD yang dinilai dalam kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal adalah pengelolaan arsip di unit kearsipan dan unit pengolah. Penilaian di Unit kearsipan terdiri dari penciptaan arsip, pengolahan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif, layanan dan akses arsip dinamis, penyusutan (pemusnahan arsip), penyerahan arsip statis, sumber daya manusia kearsipan, dan sarana prasarana kearsipan. Sedangkan Penilaian di Unit pengolah terdiri dari penciptaan arsip, pemberkasan dan penataan arsip aktif, program arsip vital, pengolahan dan pelaporan arsip terjaga, layanan dan akses arsip dinamis, penyusutan (pemindahan arsip inaktif) dan sumber daya kearsipan pengelola arsip.
Pada Pengawasan Kearsipan Internal ini yang di awasi bukan hanya kesisteman arsip saja tetapi juga berkaitan dengan penataan fisik arsip. Arsip sebaiknya tidak dilubangi karena akan terjadi kekerasan pada arsip. Beberapa perangkat daerah menyimpan arsip dengan menggunakan letter file yang seharusnya arsip tidak boleh dilubangi. Arsip yang masih sebaiknya disimpan di map gantung dan dimasukkan ke dalam filling cabinet.
Semoga dengan adanya pengawasan Kearsipan Internal ini dapat mendorong pencipta arsip untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundang-undangan.
